Finns det en gratis tidrapport mall i Excel?

Ja, den här. Excel-filen är gratis, kräver ingen registrering och räknar timmarna per dag och summan för månaden med formler.

Fungerar mallen i Google Kalkylark?

Ja. Ladda upp xlsx-filen till Google Drive och öppna den i Google Kalkylark. Formlerna använder bara vanliga funktioner som finns i både Excel och Google Kalkylark.

Vad ska en tidrapport innehålla?

Vem den gäller, vilken period och per dag start, slut, rast och timmar. För övertid och mertid kräver Arbetsmiljöverket också arbetsgivarens namn, arbetsplatsen och den anställdas personnummer eller anställningsnummer. Mer i guiden om tidrapporter.

Kan jag använda mallen för flera anställda?

Ja, med en kopia per anställd och månad: duplicera fliken i Excel eller skriv ut en PDF per person. Med många anställda är det enklare i Klokka, där alla syns i samma veckovy.

Tidrapport mall för en månad, gratis i Excel och PDF

Ladda ner en gratis tidrapport mall för en hel månad, i Excel eller som PDF att skriva ut, utan registrering. Mallen kommer från Klokka, en gratis app med öppen källkod (MIT) där arbetsgivaren för in timmarna och de anställda ser samma månad, utan gräns för antalet anställda, på webben och i Android-appen, på svenska och engelska.

Vad mallen innehåller

En sida per anställd och månad. Överst står företaget, den anställda och månaden, så att ingen behöver gissa vems timmar det är. Sedan kommer en rad för varje dag i månaden, 1 till 31, och längst ner summan och plats för två underskrifter.

Datum och veckodag: vilken dag raden gäller.
Start och slut: när passet började och slutade.
Rast i minuter: dras av från passet.
Timmar: räknas ut av Excel-filen, eller för hand på papperet.
Anteckning: till exempel sjuk, semester eller ett byte av pass.

Så fyller du i tidrapporten

Excel-filen räknar timmarna och summan själv. På PDF-versionen räknar du för hand: slut minus start minus rast.

Skriv företagets namn, den anställdas namn och månaden överst.
Fyll i en rad för varje dag med arbete: start, slut och rast i minuter. Skriv tider som 08:00.
Lämna dagar utan arbete tomma, eller skriv en anteckning som ledig eller sjuk.
Kontrollera summan längst ner när månaden är slut.
Skriv under båda två, så är ni överens om månaden, och spara ett exemplar var.

En mall för flera anställda

Gör en kopia per anställd och månad. I Excel eller Google Kalkylark duplicerar du fliken och döper den efter den anställda, så har du hela personalen i en fil. På papper skriver du ut en sida per person.

Räkna timmar med rast

Ett pass från 08:00 till 16:30 med 30 minuters rast är 8 timmar. Slutar passet efter midnatt räknas det till nästa dag, både i Excel-filen och i vår räknare för arbetstid, som också visar timmarna som decimaltal.

Hur länge ska tidrapporten sparas?

Anteckningar om övertid och mertid ska finnas kvar det kalenderår de gäller och två kalenderår till (Arbetsmiljöverket, AFS 2023:2 kapitel 9). Används tidrapporten som underlag för lönen är den en del av bokföringen, som sparas till och med det sjunde året efter räkenskapsårets slut (bokföringslagen 7 kap. 2 §). Mer om vad som gäller i guiden om tidrapporter.

När mallen inte räcker

Ett papper eller en Excel-fil är bara så aktuell som senast någon öppnade den. Den anställda ser inte timmarna förrän i slutet av månaden, och ingen ser vem som ändrade vad.

I Klokka för arbetsgivaren in timmarna per dag och den anställda ser dem direkt i mobilen, får en notis när något ändras och kan flagga en rad som ser fel ut. Varje ändring sparas, och månaden kan låsas och exporteras som CSV. Läs mer om tidrapportering för småföretag.