Tidrapport: vad den ska innehålla och hur du för den

Vad är en tidrapport?

En tidrapport visar vilka dagar en person har arbetat och hur många timmar, ofta med start- och sluttid, raster och en kommentar. För timanställda och deltidsanställda är den grunden för lönen. För heltidsanställda med fast månadslön används den oftast för att hålla koll på övertid, frånvaro och flex.

Tidrapportering är arbetet med att föra in och stämma av timmarna, varje dag, vecka eller månad. Det kan göras på papper, i ett kalkylark eller i en app, och antingen av den anställda själv eller av arbetsgivaren.

Vad en tidrapport brukar innehålla

Det finns inga krav på exakt hur anteckningarna ska se ut, skriver Arbetsmiljöverket, men de flesta tidrapporter innehåller samma delar. Ju tydligare de är, desto färre frågor blir det när lönen betalas ut. Behöver du räkna fram timmarna från start- och sluttider med rast kan du räkna ut arbetstid med vår räknare.

• Företagets och den anställdas namn, och vilken period rapporten gäller.
• Datum för varje arbetsdag.
• Start- och sluttid, eller antalet arbetade timmar.
• Raster som inte räknas som arbetstid.
• Övertid och mertid, för sig, om det förekommer.
• Jourtid, om det förekommer.
• Frånvaro, till exempel sjukdom eller semester.
• En anteckning när något avviker, och ett sätt att visa att båda har godkänt rapporten.

Vad arbetstidslagen kräver av arbetsgivaren

Enligt arbetstidslagen 11 § ska arbetsgivaren föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid. De anställda har rätt att själva, eller genom någon annan, ta del av anteckningarna, och samma rätt har fackliga organisationer som företräder de anställda på arbetsstället.

Lagen kräver alltså uttryckligen anteckningar om jourtid, övertid och mertid, inte om varje ordinarie timme. Arbetsmiljöverket skriver ändå att alla arbetsgivare ska hålla koll på både den ordinarie arbetstiden och tiden utöver den. I praktiken går övertid och mertid ändå bara att räkna ut om man vet hur mycket någon har arbetat totalt, och för timanställda är timmarna underlaget för lönen. Därför för de flesta arbetsgivare in alla timmar.

Hur anteckningarna ska se ut står i Arbetsmiljöverkets föreskrifter, AFS 2023:2 kapitel 9. Arbetsgivaren bestämmer i vilken handling de förs, på papper eller i datorn, men de ska vara tydliga och överskådliga och innehålla:

• arbetsgivarens namn och arbetsstället,
• den anställdas namn och personnummer eller anställningsnummer,
• vilken period det gäller, till exempel datum, veckonummer eller kalendermånad,
• jourtid, allmän övertid, extra övertid, allmän mertid och nödfallsövertid eller nödfallsmertid, var för sig.

Hur länge ska tidrapporten sparas?

Anteckningarna om jourtid, övertid och mertid ska finnas på arbetsstället under det kalenderår de gäller och de två följande kalenderåren (AFS 2023:2, 9 kap. 6 §).

Används tidrapporten som underlag för lönen kan den också vara räkenskapsinformation, alltså uppgifter som behövs för att förstå bokföringen (bokföringslagen 1 kap. 2 §). Enligt bokföringslagen 7 kap. 2 § ska räkenskapsinformation sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Måste man tidrapportera varje vecka?

Nej, arbetstidslagen och AFS 2023:2 säger inget om hur ofta ordinarie timmar ska rapporteras. Jourtid, allmän övertid och allmän mertid bör däremot antecknas så snart de uppstår och ska antecknas senast 14 dagar efter beräkningsperioden (AFS 2023:2, 9 kap. 8 och 9 §§). Hur ofta de anställda lämnar tidrapport styrs av arbetsgivarens rutin och ibland av kollektivavtalet. Det vanligaste är att timmarna förs in dag för dag eller vecka för vecka och stängs när månaden är slut. Kolla ert kollektivavtal.

Fyra sätt att föra tidrapport

Vilket sätt som passar beror mest på vem som för in timmarna och hur många ni är.

• Papper eller kalkylark: gratis och enkelt för ett par personer. Svårt att se vem som ändrat vad, och den anställda ser sällan samma version som arbetsgivaren. Det finns en gratis mall för tidrapport i Excel och PDF.
• Stämpelklocka: de anställda stämplar in och ut på plats. Passar när tiderna varierar mycket och många jobbar samtidigt, men kräver utrustning eller en app för varje person.
• App där den anställda rapporterar: var och en för in sina egna timmar och arbetsgivaren godkänner. Passar när de anställda jobbar på olika platser.
• App där arbetsgivaren loggar: arbetsgivaren för in timmarna och de anställda ser dem direkt. Passar ett litet ställe där ägaren vet vem som jobbade. Det är så en app där arbetsgivaren loggar som Klokka fungerar.

En enkel rutin för månadsslutet

Oavsett verktyg gör de här fem stegen månadsslutet lugnare för båda sidor.

• För in timmarna dag för dag eller vecka för vecka, inte allt i efterhand.
• Låt den anställda se timmarna så snart de är införda.
• Reda ut invändningar innan månaden stängs, och anteckna vad ni kom fram till.
• Lås månaden när båda är överens, så att inget ändras i efterhand.
• Skicka underlaget till den som sköter lönen, och spara det.

Tidrapport för deltid och timanställda

För den som jobbar deltid räknas timmar utöver den avtalade arbetstiden som mertid, och mertid ska antecknas precis som övertid. För timanställda är tidrapporten dessutom hela underlaget för lönen, så varje dag behöver finnas med. Undrar du vad som händer om timmarna ändras i efterhand? Läs får arbetsgivaren ändra tidrapporten?