Tidrapportering för café och restaurang
Klokka är tidrapportering för café och restaurang: du loggar timmarna för kök och servering per dag, och personalen ser samma månad i mobilen. Klokka är gratis att använda, har öppen källkod (MIT), ingen gräns för antalet anställda och fungerar på webben och i Android-appen, på svenska och engelska.
Klokka ersätter inte en personalliggare. Caféer och restauranger omfattas av kravet på personalliggare enligt Skatteverket, och den förs vid sidan av tidrapporten. Läs mer i personalliggare eller tidrapport och hos Skatteverket.
Så ser en vecka ut på ett café
Café Linden har fyra anställda. Elin öppnar köket fyra morgnar i veckan och tar lördagens brunch. Omar jobbar kvällarna i serveringen, tisdag till söndag. Linnea pluggar och tar fredagskvällen och helgen. Kevin täcker luncherna i början av veckan och jobbar hela helgen.
Ägaren för in timmarna på kvällen, eller en gång i veckan i rutnätet ovan. Ett delat pass, lunch och kväll samma dag, förs in som en summa för dagen med en anteckning om passen. Blev det inventering efter stängning skrivs det också i anteckningen, så att timmen går att förklara i efterhand.
Helger, högtider och extrapersonal
På ett café är helgen ofta veckans längsta dagar, och kring jul, studenten och sommaren behövs fler händer. Bjud in extrapersonalen en gång, med namn och e-post, och för bara in de dagar de faktiskt jobbar. Det finns ingen gräns för antalet anställda, så den som hoppar in två helger om året kan ligga kvar.
Många i serveringen är timanställda eller jobbar på fler ställen. Läs mer om tidrapport för timanställda.
Personalen ser samma siffror
Varje anställd ser sina dagar, veckor och månad i mobilen och får en notis när timmar läggs till, ändras eller tas bort. Ser Omar att söndagen står på 4 timmar när han stängde efter 6, flaggar han raden. Du rättar den eller svarar, och historiken sparar vem som ändrade vad och när.
Lön på eller av, men ingen OB
Slår du på lön får varje anställd en timlön och ser beloppet bredvid timmarna. Klokka räknar inte ut OB-tillägg för kvällar och helger, och inte heller övertid. Det görs i lönesystemet, utifrån ert kollektivavtal.
Personalliggaren är en egen sak
Skatteverket räknar caféer, gatukök, pizzabutiker och catering till restaurangbranschen, och restaurangbranschen ska föra personalliggare. Den ska visa namn och personnummer på alla som arbetar och när varje pass börjar och slutar, antecknat när det händer. Undantag finns, bland annat när bara ägaren och den närmaste familjen arbetar i verksamheten.
Klokka för in timmarna i efterhand och sparar inga personnummer, så Klokka ersätter inte en personalliggare. Du behöver båda: personalliggaren för Skatteverket och tidrapporten för lönen. Skillnaden förklaras i personalliggare eller tidrapport.
Månadsslut
När månaden stämmer låser du den. Sedan exporterar du en CSV-fil till den som sköter lönen, för en person eller hela caféet, och filen öppnas direkt i Excel. Börjar du hellre på papper finns en tidrapport mall att skriva ut.
Vad Klokka inte gör
Klokka gör inga scheman, har ingen stämpelklocka, ingen koppling till kassasystemet och kör ingen lön. Klokka är inte en personalliggare. Klokka gör timmarna, så att du och personalen ser samma månad. Läs mer om tidrapportering för småföretag.