Tidrapportering för småföretag med några få anställda
Klokka är ett gratis tidrapporteringssystem för småföretag: du som arbetsgivare loggar varje anställds timmar per dag, och de anställda ser samma siffror i mobilen. Det har öppen källkod under MIT-licens, ingen gräns för antalet anställda och fungerar på webben och i Android-appen, på svenska och engelska.
Klokka är gjort för kaféet, salongen, städfirman och butiken: ställen där ägaren vet vem som jobbade och bara vill att timmarna ska stämma, utan ett system som kräver en utbildning.
Kalkylark eller system?
Ett kalkylark räcker långt för många. Det kostar inget och alla kan det. Det som saknas märks först när någon undrar över en siffra: den anställda ser inte arket när det ändras, ingen historik visar vem som ändrade vad, och det finns inget enkelt sätt att säga att en rad är fel.
Börjar du på papper eller i Excel finns en gratis mall för tidrapport att ladda ner, och en guide om vad en tidrapport ska innehålla. Vill du att båda ska se samma månad, direkt, är det det Klokka gör.
Så ser en månad ut
Ta ett kafé med fyra anställda. Varje kväll, eller en gång i veckan, fyller ägaren i veckorutnätet: Maria 4 timmar, Jonas 8, Ayla ledig. Samma som i går fyller i dagarna som ser likadana ut, så en hel vecka tar ungefär en minut.
Jonas ser att tisdagen står på 4 timmar fast han jobbade 6 och flaggar den. Ägaren får en notis, rättar posten och Jonas får veta att det är åtgärdat. I slutet av månaden låser ägaren september och exporterar filen till den som sköter lönen.
Du för in timmarna, de ser dem
I ett litet företag är det oftast ägaren som vet vem som jobbade och hur länge. Därför är det arbetsgivaren som för in timmarna i Klokka, och de anställda som ser dem direkt i mobilen, med en notis när något ändras.
De anställda kan inte föra in egna timmar i den här versionen. De kan flagga en post som ser fel ut, och historiken visar vad som hände med flaggan.
Lås månaden och lämna över till lönen
När månaden stämmer låser du den. Då går det inte att ändra något förrän du låser upp den igen, och de anställda får veta att månaden är stängd.
Sedan exporterar du månaden som en CSV-fil, för en person eller hela företaget. Filen öppnas direkt i Excel och innehåller datum, veckodag, anställd, timmar och anteckning, plus timlön och belopp om lön är påslaget. Den kan lämnas till redovisningsbyrån eller läsas in i löneprogrammet. Klokka har ingen direkt koppling till något lönesystem.
Lön på eller av
Lön är ett reglage för företaget och det är av från början. Av: Klokka visar bara timmar. På: varje anställd får en timlön och ser beloppet bredvid timmarna. Den som saknar timlön ser bara timmar.
Flera företag, en inloggning
Har du två företag byter du mellan dem i samma app. Jobbar någon av dina anställda även på ett annat ställe som använder Klokka ser hen båda, var för sig, med samma inloggning.
Vad Klokka inte gör
Klokka gör inga scheman, har ingen stämpelklocka och kör ingen lön. Klokka räknar inte ut OB eller övertid, och det är ingen personalliggare. Klokka gör en sak: timmarna som har jobbats, så att båda är överens.
Kom igång på fem minuter
Du behöver bara en e-postadress för dig själv och för var och en av de anställda.
- Skapa ditt företag i webbappen. Det är gratis och kräver inget kort.
- Bjud in de anställda med namn och e-post. De får ett mejl, väljer ett lösenord och hamnar i ditt företag.
- För in den första dagen. De anställda ser den direkt, i appen eller på webben.