Personalliggare eller tidrapport: vad är skillnaden?

Kort svar

Personalliggaren visar Skatteverket vem som arbetar i verksamheten och när. Tidrapporten visar hur många timmar varje anställd ska ha betalt för. Ett café, en restaurang eller en frisörsalong behöver i regel båda. En städfirma eller en butik behöver i regel bara tidrapporten.

Vad är en personalliggare?

En personalliggare är en förteckning över alla som arbetar i verksamheten, dag för dag, med när varje pass börjar och slutar. Den ska finnas tillgänglig i verksamhetslokalen, och Skatteverket får göra kontrollbesök där, kontrollera identiteten hos dem som arbetar och jämföra med liggaren (Skatteverket, så fungerar personalliggare).

Vilka branscher måste ha personalliggare?

Enligt Skatteverket ska den som bedriver verksamhet i någon av de här sex branscherna föra personalliggare 2026:

• Byggbranschen, där liggaren med vissa undantag ska vara elektronisk (Skatteverket).
• Fordonsservice.
• Kropps- och skönhetsvård, till exempel hårvård, manikyr och pedikyr, massage och tatuering (Skatteverket).
• Livsmedels- eller tobaksgrossister, alltså grossistledet och inte butikerna.
• Restaurangbranschen, där Skatteverket också räknar in caféer, gatukök, pizzabutiker, personalmatsalar och catering (Skatteverket).
• Tvätteribranschen.

Undantag och gränsfall

Det är vad verksamheten faktiskt gör som avgör, inte vilken branschkod företaget har. Städ och detaljhandel finns inte med i listan, så städfirmor och butiker behöver i regel ingen personalliggare. Rengör en städfirma textilmattor räknas den delen dock som tvätteri (Skatteverkets frågor och svar). Bedriver ett företag flera verksamheter i samma lokal och minst en av dem omfattas, ska alla som arbetar i lokalen antecknas (Skatteverket om blandad verksamhet). Utom i byggbranschen gäller kravet inte heller i de här fallen:

• Bara ägaren och den närmaste familjen arbetar i verksamheten: i en enskild firma ägaren, make eller maka och barn under 16 år, och motsvarande för företagsledaren i ett fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag.
• Branschverksamheten är en liten del av företaget: minst 75 procent av verksamheten är något annat, till exempel när restaurangen står för mindre än 25 procent av ett hotells omsättning.

Vad personalliggaren ska innehålla

Enligt Skatteverket gäller följande för liggaren:

• Företagets namn och personnummer eller organisationsnummer, och för varje dag för- och efternamn samt personnummer, samordningsnummer eller motsvarande utländskt nummer för alla som arbetar.
• När varje persons arbetspass börjar och slutar.
• Uppgifterna antecknas i direkt samband med att passet börjar och slutar, inte i efterhand.
• Utanför byggbranschen får liggaren föras på papper, i en inbunden bok med numrerade sidor och med beständig skrift, eller elektroniskt. En elektronisk liggare ska logga alla händelser, så att det syns vem som ändrade vad och när.
• Liggaren sparas i två år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut.

Kontrollbesök och kontrollavgift

Vid ett kontrollbesök får Skatteverket kontrollera identiteten hos dem som arbetar och titta i liggaren. Har liggaren inte förts, förts fel eller inte finns tillgänglig kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift på 12 500 kronor, plus 2 500 kronor för varje person som arbetar men inte finns antecknad i liggaren (Skatteverket). Tas en ny avgift ut inom ett år blir grundbeloppet 25 000 kronor (skatteförfarandelagen 50 kap. 4 §).

Vad som är på väg att ändras, och vad som inte är det

I dag gäller kravet de sex branscherna ovan, och kravet på elektronisk liggare gäller bara byggbranschen. En utredning från 2024 (SOU 2024:61) föreslog elektronisk personalliggare i alla branscher och högre kontrollavgifter.

Regeringen gick inte vidare med de delarna. I propositionen 2025/26:282, som lämnades till riksdagen den 9 juni 2026, bedömer regeringen att det inte bör införas ett krav på elektronisk personalliggare i samtliga branscher och att kontrollavgifterna inte bör justeras i dagsläget. I stället föreslås några ändringar från den 1 januari 2027. Riksdagen har inte beslutat om förslagen än, propositionen bereds i skatteutskottet (riksdagen.se). Det här föreslås:

• Vid ett kontrollbesök ska Skatteverket också få utreda om det behövs en skattekontroll, och ställa frågor till företaget och till dem som arbetar där om anställnings- och arbetsförhållanden.
• För den som har en annan arbetsgivare än företaget som för liggaren, till exempel inhyrd personal, ska liggaren visa vem som är arbetsgivare.
• En elektronisk personalliggare ska vara utformad så att uppgifterna kan överföras elektroniskt till Skatteverket, och de ska överföras när Skatteverket begär det.

Vad är en tidrapport, och varför behövs den ändå?

En tidrapport visar hur många timmar varje anställd har arbetat, dag för dag, och är underlaget för lönen. Den behövs i alla branscher: för timanställda är timmarna lönen, och arbetstidslagen 11 § kräver att arbetsgivaren för anteckningar om jourtid, övertid och mertid, som de anställda har rätt att ta del av.

Personalliggaren räcker inte till det. Den visar när någon var på plats och förs för Skatteverkets kontroll, men den säger inte vilka timmar som ska betalas eller vad som är övertid. Läs mer om vad en tidrapport ska innehålla och om arbetstidslagen.

Personalliggare och tidrapport sida vid sida

Samma frågor, två olika svar:

Kan ett system göra båda?

Det finns system som för både personalliggare och tidrapport. Kontrollera i så fall att systemet uppfyller Skatteverkets krav för en elektronisk liggare: anteckning när passet börjar och slutar, identitetsuppgifterna och en logg över alla ändringar. Kraven beskrivs på Skatteverkets webbplats.

Klokka och personalliggaren

Klokka ersätter inte en personalliggare. Klokka är tidrapporten: timmarna per dag, som både arbetsgivaren och den anställda ser. Timmarna förs in i efterhand och Klokka sparar inga personnummer.

Driver du ett café eller en restaurang eller en frisörsalong behöver du därför en personalliggare vid sidan av Klokka.